Aşa cum ne-am obişnuit seara de joi, 15 aprilie, am rezervat-o pentru întâlnirea de sharing.
Gazda noastră a fost ASER, un sediu primitor, plin de materiale promoţionale care ne confirmă încă o dată cât de active sunt organizaţiile studenţeşti în această perioada.
Pentru că în perioada asta se pregătesc evaluările membrilor/organizației sau chiar sunt în plin proces, am dezbătut Evaluarea în organizații studențești.
În organizațiile studențești avem mai multe tipuri de evaluare: evaluarea organizației, evaluarea proiectelor/departamentelor/boardului și evaluarea membrilor. Pentru că HR-ul se ocupă în mod special de ultima, am abordat doar evaluarea membrilor.
Întâlnirea a avut la bază doua mari întrebări: Ce se întâmplă în acest moment în ONGS la capitolul evaluarea membrilor? Cum putem îmbunătăți acest proces?
Pornind cu prima întrebare, am aflat că în ASER evaluarea membrilor are loc înainte de alegerea noului board și are ca scop schimbarea statutului membrilor juniori în membri seniori. Procesul de evaluare constă într-un interviu individual al fiecărui junior cu membrii boardului referitor la implicarea lui în proiecte şi relaţiile cu colegii de organizaţie.
Ca şi obiectiv pentru evaluarea viitoare Tori din ASER ne-a spus că vor să identifice ariile de îmbunătăţit ale membrilor, motivaţia şi potenţialul lor de dezvoltare.
În Advice Students se fac evaluări în februarie și mai. După AdRevolution, departamentul de HR începe procesul de evaluare, care are 2 părți: o întâlnire de o oră între un membru al departamentului de HR cu fiecare membru din organizație și un formular online, în care se face o evaluarea 360° pe departament.
După centralizarea și analiza rezultatelor evaluării, fiecare membru evaluat primește feedback pe ce face bine și ce și-ar putea îmbunătăți. În februarie, departamentul de HR a dat feedback la 70 membri din 72.
Evaluarea din luna mai se face înaintea schimbării boardului și analizează abilităţile de comunicare, responsabilitatea membrilor, caracteristicile personale, capacitatea de adaptare şi integrare a acestora în organizație.
În AIESEC București procesul de evaluare este complex si continuu pentru membrii, diferenţiat ca număr de instrumente în funcţie de statutul pe care acesta îl ocupă. Sistemul de evaluare al membrilor se numește performance appraisal. Fiecare membru completează periodic un formular de autoevaluare a competenţelor şi realizărilor și pe baza lui are o discuție cu coach-ul. În AIESEC este implementat de câțiva ani un sistem de coaching pentru toți membrii.
În BEST, după alegeri se întâlnesc boardul nou cu cel vechi şi cu un trainer, se construieşte un spreadsheet cu toţi membrii organizației şi se proiectează strategia și agenda pentru anul următor, rolurile care sunt în organizație și ce persoane ar putea să-și asume respectivul rol. În orice proiect se implică toţi membrii, iar la încheierea acestuia are loc evaluarea fiecărei persoane din organizaţie. În urma acestor evaluări se actualizează spreadsheetul.
La Ecotur si eeStec se evaluează implicarea în organizație și gradul de integrare la membrii juniori pentru a deveni membrii seniori, iar în ASPSE evaluarea activităţii membrilor are loc înainte de semnarea contractului de voluntariat.
În aproape toate organizaţiile există o reticenţă faţă de procesul de evaluare, datorat mai multor cauze: formularul lung, fără a fi considerat relevant, lipsa conştientizării beneficilor evaluării datorată unei comunicări incomplete, lipsa unui plan coerent şi a unor instrumente valide de evaluare.
Chiar dacă poate fi mult îmbunătăţită, are loc deja o valorizare a procesului prin găsirea de soluţii la problemele identificate.
Pentru a răspunde la întrebarea Cum ne putem îmbunătăți sistemul de evaluare a membrilor?, ne-am împărţit în două echipe şi am pus pe hârtie un model, care a avut la baza următoarea structură:
- 1. Obiectivele procesului de evaluare
- 2. Planificarea procesului de evaluare
- 1. resurse
- 2. analiza riscurilor
- 3. comunicare
- 4. valorificare
- 5. analiza datelor
Modelul 1: obiective, planificare, riscuri.
Modelul 2: obiective, planificare.
Care ar fi beneficiile implementării unui sistem de evaluare al membrilor?
- 1. Conștientizăm că munca pe care o facem e valoroasă.
- 2. Ne ajută să fim realiști în ceea ce urmează.
- 3. Găsim și valorificăm punctele cheie/tari.
- 4. Aflăm care e nivelul organizației/membrilor.
- 5. Cunoaștem membrii.
- 6. Rezolvăm conflicte (de care poate nici nu știm).
- 7. Ne punem problema EU, ne cunoaștem mai bine -> îmbunătățim punctele slabe.
- 8. Aflăm care sunt nevoile membrilor și putem organiza traininguri fix pe nevoile membrilor.
O concluzie din avion a discuțiilor pe această temă este că evaluarea membrilor nu înseamnă hai să vedem ce nu știi, ce știi, la ce ești bun și la ce nu. Procesul pe care l-am discutat la întâlnirea de joi, înseamnă să îți pui problema ce vrei să faci, ce îți place să faci, ce ai învățat din tot ce ai făcut până acum, încotro vrei să o apuci.
No comments yet.