Continuitatea în organizații studențești

Joi seară am discutat despre Continuitatea în organizaţii studenţeşti, în departamentele de HR.  Este o mare provocare să te asiguri că munca pe care o faci un an în organizaţie este dusă mai departe de colegii tăi.

În dezbaterile noastre, s-au conturat următoarele întrebări:

1. Cum identificăm/pregătim candidaţii la funcţiile de conducere?
2. Cum îi motivăm şi le transmitem ideea că a fi un an într-o funcţie de conducere este o experienţă care îi va creşte mult?
3. Cum ne asigurăm că există candidați la funcțiile de conducere și cum arată procesul de alegere a candidațiilor?

Poate că unii dintre voi, cei care citiți acest articol, ați întreba de ce ne punem aceste probleme, argumentând că tot procesul prin care membrii unei organizații își asumă responsabilitatea de conducere este unul natural. Da, așa este în foarte multe din cazuri, așa ne dorim cu toții să fie în toate cazurile. Dar există și situații în care ori nu sunt candidați pe unele funcții, ori nu sunt cele mai potrivite persoane pentru că noi le vedem ducând mai departe ceea ce am început. Pentru acele situații, care sunt reale și se întâmplă în mai toate organizațiile, ne-am pus aceste întrebări.

Cum identificăm și pregătim  membrii în decursul unui an pentru a-și asuma funcțiile de conducere?

• – fiecare membru din departament conduce câte o ședință de departament
• – îi încurajăm să organizeze evenimente interne
• – le dăm taskuri la fiecare, din ce în ce mai mari
• – îi luăm la întâlniri cu partenerii, cu celelalte organizații studențești pentru a le cunoaște
• – îi încurajăm să participe la conferințe, traininguri, alte evenimente
• – îi invităm la ședintele boardului
• – avem discuții informale în care vorbim cu ei despre viitorul organizației
• – putem avea în board un vicepreședinte de anul I, care este ales după recrutare
• – îi trimitem la HRemotion și la alte programe de acest gen
• – îi implicăm în proiecte interne de dezvoltare a organizației, care să fie gândite de ei
• – îi încurajăm și le explicăm că asumarea responsabilității unei funcții de conducere este o experiență care îi va dezvolta foarte mult
• – îi implicăm în luarea deciziilor
• – organizăm BOARD Training – o întâlnire, cu o lună înainte de alegeri, în care le prezentăm funcțiile din board și ce înseamnă fiecare
• – implementăm sisteme de mentorat/coaching pe tot parcursul anului
• – îi încurajăm să vină cu idei noi de proiecte, să aibă inițiativă

Cum transmitem membrilor că a-și asuma o funcție de conducere este o experientă ce merită valorificată?

Etapa 1, cu 2-3 luni înainte de candidaturi:

• – fiecare membru din departament conduce câte o ședință de departament
• – coordonare diferite activități (coordonare HR pe un proiect intern)
• – întâlniri one to one
• – board training (BC School)
• – transparență permanentă de la începutul anului și comunicare foarte bună dintre board și membrii organizației (să știe toți membrii care este activitatea board pentru a înțelege fiecare membru ce presupune un rol în board)
• – simulare board (în timpul unei adunări generale) – situații pentru a vedea cum reacționează și ce decizii iau.

Etapa II – perioada în care se înscriu candidații și momentul alegerilor

- shadowing – o zi pe lângă președinte, vicepreședinte etc

- simulare board

Cum ne asigurăm că avem candidați la funcțiile de conducere?

– observăm și discutăm cu membrii organizației pentru a îi încuraja să candideze

– întrebări incluse în formularul de evaluare sau alte chestionare

– experiența anterioară pe care o au membrii de anul I

– manager pentru o zi

– verificarea taskurilor / delegare

– coordonare de ședinte

– comunicare cu ceilalti manageri / celelalte departamente

– teambuilding cu boardul și candidați posibili

– sondaj de opinie premergător cu câteva luni

- promovăm rolurile de conducere  și accentuăm importanța experienței de a îți asuma un rol de conducere – ședințe de board deschise

– evenimente de genul Board Chat Hour (pe care îl au cei din BEST), în care fiecare candidat se poate întâlni cu membrii boardului pentru a afla ce înseamnă să fii în board

Idei, provocări, situații

Într-o organizație, este extrem de important stilul de lucru pe care îl au membrii boardului, coordonatorii de departamente sau managerii de proiect și relația pe care aceștia o au cu echipele lor. Ei devin modele pentru ceilalți membrii și de multe ori apare dorința de ”vreau și eu să ajung așa” sau ”eu niciodată nu pot face aceste lucruri”.

Când stabilim procedura de a candida la o funcție de conducere, este de recomandat să organizăm sesiuni de ”Cum îmi fac strategia?” sau să le trimitem model un plan strategic.

În cazul în care nu candidează niciun membru la una din funcțiile de conducere, putem:

• – prelungi termenul de aplicare și discutăm cu colegii noștrii de ce nu vor să candideze;
• – în cazul în care în statutul organizației (sau Regulamentul intern) este precizat că membrii de anul I nu pot candida, putem face o excepție dacă există persoane pregătite să-și asume această responsabilitate;
• – interimat – rămâne aceeași persoană și pregătește un coleg pentru a prelua responsabilitatea.

Pe aceeași funcție candidează 2 membrii foarte implicați în organizație. Doar unul dintre ei este ales. Ce facem pentru a nu fi demotivat al doilea membru?

• – îl lăsăm câteva zile să se liniștească, dacă are nevoie;
• – vorbim cu el despre implicarea și rolul lui în organizație (pentru început o persoană apropiată lui, după care președintele organizației împreună cu persoană aleasă);
• – îl implicăm în organizației.

În organizații studențești nu se pune accentul pe funcții, ci pe rolurile pe care fiecare membru le are în organizație. Cel mai important e ca rolul pe care îl are un membru, să fie cel potrivit și să-l ajute să crească.