Ieri am avut prima intalnire din 2009 a comunitatii HR eMotion.

Pentru ca ni s-au alaturat organizatii noi in comunitate, am simtit nevoia de o discutie in care sa ne cunoastem mai bine, sa intelegem cum functioneaza structura fiecareia si cum sunt impartite rolurile si responsabilitatile.

Tema intalnirii a fost “Structuri Organizationale”.

Am inceput intalnirea cu un mic energizer cu scopul de a ne cunoaste mai bine la nivel personal

Soundtrack, Mission Impossible

In urma “Misiunii imposibile” am aflat, de exemplu, ca Mihai de la ASLS este singurul care a sarit cu parasuta si aparent, fara sa isi explice de ce, in timpul asta isi misca si urechile, ca multi au organizat teambuildinguri, Irinei de la ECOTUR ii este frica de inaltimi, Vio din CROS canta in baie, iar Andreea de la ASCIG vrea sa scrie o carte despre HR, iar Raluca de la ASER a aflat cele mai multe despre cei prezenti.

Am vorbit despre structurile organizationale, despre cum se comunica si cum se iau deciziile in cele 10 organizatii studentesti care au participat: ASER , ASCIG, BOS, ECOTUR, OSE, EESTEC, SSMB, ASLS, ASPSE, ASJC.

Am aflat ca in toate cele 10 organizatii exista o structura piramidala, cu un Birou de Conducere si departamente. Deciziile se iau ori in sedintele adunarii generale, ori in sedintele pe departament sau proiect. Depinde de importanta deciziei.

In SSMB noilor recruti li se prezinta mai intai proiectele, in OSE si ASER mai intai departamentele, iar cei din BOS organizeaza training pe fiecare departament, la care participa toti recrutii. In ASPSE noii membri au un mentor, indiferent de departament. Dupa aceasta etapa, recrutii fie isi aleg departamentul sau proiectul, fie sunt selectati in functie de profil si nevoi de coordonatori.

Numarul membrilor activi din asociatiile studentesti variaza intre 30 si 70 persoane. ASLS ne-a dat un exemplu de cum sa nu mai existe membrii pasivi in organizatie: contracte de voluntariat si evaluari ale coordonatorilor la 3 luni.

Daca in BOS exista sedinte aproape zilnice si AG saptamanal, in ASJC exista un AG la mai mult de o luna, in timp ce la SSMB exista 2 AG-uri pe an, iar la OSE o data pe luna. Cei din ASCIG au in fiecare luni sedinta generala. In toate organizatiile exista sedinte de lucru pe proiect ori de cate ori e nevoie. Echipa de proiect difera de la un proiect la altul, de la 5 membri la 100 de membri in cazul Congreselor SSMB.

In EESTEC exista membri seniori si juniori. Membrii seniori sunt cei care se implica mai mult in activitatea organizatiei, astfel un membru senior poate reveni la statutul de junior, indiferent de vechimea in organizatie, dar isi poate recastiga statutul de senior daca se implica.

Aproape toate organizatiile isi tin alumni aproape. Se numesc membrii onorifici la ASLS (sunt membri fondatori si membri care au adus o contributie valoroasa in organizatie), alumni la ASER, BOS si EESTEC, si consultanti la ASPSE.
In toate cele 10 organizatii, propunerile de proiect pot veni de la orice membru. BOS are in luna mai/iunie un eveniment denumit “Atelierul de proiecte”, in care membrii sunt impartiti pe echipe si vin cu propuneri noi pentru urmatorul an.

Dupa doua ore si jumatate de discutii consistente, am schimbat o serie de idei valoroase:

• In unele organizatii exista un manual al voluntarului sau un ghid al bobocului;
• Pot exista membrii onorifici cu un statut mai special decat al alumnilor;
• Structura fiecare organizatii depinde foarte mult de specificul facultatii/universitatii in care functioneaza organizatia (la ASE sunt multe departamente pe Marketing, PR, Vanzari, IT in timp ce la ASPSE sunt departamente de Motivare, Scoala de HR, IBIS, Research);
• Se poate dezvolta un Year book cu activitatea organizatiei (idee implementata cu traditie de EESTEC la nivel international);
• Desi unele organizatii nu functioneaza pe departamente, in fiecare proiect sunt indeplinite rolurile acelor departamente;
• Putem invata unii de la ceilalti, fiecare fiind mai bun pe un anumit domeniu s.a.

Urmatoarea intalnire am stabilit-o pentru pe 16 februarie pentru ca pe atunci se cam termina toate sesiunile (mai putin Medicina, unde este o sesiune continua.. :p ).

Pe 16 vom discuta despre functia de training in organizatiile studentesti.

Pana atunci.. Multa bafta in sesiune si spor la invatat, tuturor!