Geneza transferului organizațional

În perioada aceasta au loc alegerile noului board în mai multe organizații studențești. Pentru a implementa un proces de tranziție cât mai bun, am organizat pentru HRiști un training cu tema ”Geneza transferului organizațional”. L-am invitat pe Popic (Alexandru Popa) să țină acest training. Popic este alumnus AIESEC și trainer la CGS.

Deși această temă este una grea, mai mult tehnică, Popic a reușit să creeze o experiență de învățare practică pentru membrii organizațiilor prezente. Întreg trainingul a fost o poveste care a durat 7 zile, structurate astfel:

- Ziua 1 – Analiza situației curente

- Ziua 2 – Definire obiective adunare informații

- Ziua 3 – Adunarea materialelor

- Ziua 4 – Sortarea materialelor

- Ziua 5 – Contextul transmiterii informațiilor

- Ziua 6 – Redefinirea obiectivelor

- Ziua 7 – Trecerea la acțiune

În 7 zile, fiecare organizație a reușit să-și construiască un sistem de transfer de know-how, plecând de la principiile care stau în spatele sistemului.

La sfârșitul fiecărei zile discutam despre sarcina din ziua respectivă și trăgeam concluziile. S-au generat multe soluții la provocările pe care le aveam în implementarea unui asemenea proces. Vă povestim doar cum a fost una dintre zile, ca să aveți o idee despre ce s-a întâmplat.

În ziua 5 a trebuit să vedem cât de valoroasă este metoda pe care o alegem să facem tranziția. Pentru a face asta, Popic ne-a prezentat Matricea deciziilor. Criteriile pe care HRiștii le-au ales pentru a valida metoda aleasă au fost:

- eficiență

- disponibilitate

- satisfacție

- durata de timp acceptabilă de ambele părți

- gradul de continuitate în organizație

- motivare

- profesionalism

- grad de organizare

- experiența comună de învățare

Fiecare participant a avut maxim 5 criterii. Pentru a înțelege mai bine, hai să luăm un exemplu:

Vrem să facem tranziția de la un board la altul. Ne alegem trei metode să facem asta: mentorat, conferință (3 zile în afara orașului), manual de transfer de know-how. Ne alegem și 3-5 criterii, care sunt importante pentru noi: durata de timp, profesionalism, experiența comună de învățare, gradul de continuitate în organizație și disponibilitatea (boardului nou+vechi).

Hai să luăm prima metodă – Conferința și să o analizăm prin criteriul ”Profesionalism”. Acum ne punem 2 întrebări: Cât de important este pentru tranziție ca această conferință să fie profesionist organizată?, iar a doua întrebare: Care sunt resursele și potențialul organizației, astfel încât conferința să iasă profesionist? Prima întrebare se numește pondere și are o scală de la 1 la 5, iar a doua se numește notă și are o scală de la 1 la 10. Alegem pnderea/nota potrivită situației în care ne aflăm. Pentru fiecare metodă, după ce le analizăm pe fiecare criteriu din cele 2 perspective, vom avea un scor la sfârșit. Scorul final este suma produsului dintre notă și ponderea tuturor criteriilor.

Dacă vă interesează această metodă, putem să o explicăm mai bine față-n față.

După aplicarea acestei matrice, metodele pe care HRiștii le-ar putea folosi pentru a face transferul de know-how sunt:

- training one to one

- raport de activitate

- conferință / plecare la munte / vision camp

- discuții / întâlniri între cele 2 părți

- manual de transfer de know-how

- traininguri externe

- ieșiri informale

- mentorat

Am învățat multe despre cum se face tranziția într-o organizație și cum faci ca procesul să fie ușor aplicat în fiecare an, de cei care nu l-au gândit. O concluzie a trainingului este că trebuie să construim sisteme ușoare care să rămână în organizație și după ce noi plecăm, iar pentru asta un ghid explicativ despre acest sistem este recomandat fiecărei organizații să își facă.

Îi mulțumim mult lui Popic pentru experiența frumoasă de învățare pe care a generat-o și suntem siguri că HRiștii prezenți vor avea tranziții mai sănătoase.