In fiecare an organizatiile studentesti fac recrutari si numarul de membri activi se dubleaza, noii recruti fiind in mare parte studenti de anul I care n-au mai fost intr-o organizatie pana atunci. In fiecare an un nou birou de conducere isi preia mandatul. Si echipele de proiect se schimba si o parte dintre cei mai experimentati membri ai organizatiei trec de la membri activi la statutul de alumni.
Pentru ca organizatia sa mearga mai departe si sa evolueze, e nevoie de un transfer de cunostinte foarte intens. De la aspecte informale ale culturi organizationale (mentoratul) pana la intalniri de “hand-over” intre vechiul si noul Board, “Vison Camp”-uri sau “Refresh”-uri, manuale, arhive de documente, traininguri sau functii de Senior Project Manager, etc … organizatiile studentesti isi inventeaza instrumente si practici de transfer de cunostinte.
La ultimele doua intalniri HReMotion am abordat aceasta tema a transferului de cunostinte in organizatie – sau knowledge transfer (KT). Subiectul mai larg din care face parte este Knowledge Management.
Intalnirile HReMotion sunt 80% sharing si 20% training. Am inceput la prima intalnire – pe 24 martie – prin a raspunde dintr-o perspectiva persoanala:
- De cati ani suntem in organizatie?
- Ce am invatat?
- De la cine am invatat?
- Cum am invatat?
Apoi fiecare organizatie a pregatit si prezentat – printr-un mindmap – o vedere de ansamblu asupra proceselor de KT (cine si prin ce instrumente/metode transfera cunoasterea).
La a doua intalnire am abordat problema mai concret. Dupa video-urile introductive, am avut 4 prezentari scurte pregatite de Cosmin (EESTEC), Bily (VIP), Popic (AIESEC) si Silvia (ASPSE).
- Cosmin ne-a povestit despre HOBOM – Hand Over Board Meeting de la EESTEC;
- Bily despre specializarile din VIP;
- Popic despre experienta lui de Coaching cu un coach extern;
- Silvia despre (1) Manualul ASPSE, (2) Aspse pe axa timpului si despre (3) Refresh ASPSE
Dupa prezentari care au folosit drept exemple de intrumente de transfer al cunostintelor unei organizatii, am deschis discutia catre intreg grupul pentru a prezenta si discuta alte instrumente prin care cunostintele organizatiei sunt transmise mai departe:
AIESEC are o conferinta locala de planificare in care realizeaza calendarul anual de proiecte, inclusiv proiectele noi si redacteaza sau actualizeaza un manual al fiecarui proiect.
SSMB are “Scoala SSMB” in care, in mod natural un membru mai experimentat isi autoasuma sa-l initieze si sa-i fie mentor unui membru mai putin experimentat. Tot la SSMB exista in cadrul IFMSA (International Federation of Medical Students Association) workshopuri cu responsabilii pe departament din organizatiile membre.
BOS lucreaza la “Carta BOS”, un manual despre tot ce se intampla in organizatie. Ideea a aparut la inca cateva organizatii. Exista o idee de a face cate un manual pentru fiecare functie importanta (presedinte, hrmanager, etc)
La ASER se face o analiza SWOT la sfarsitul fiecarui proiect (2-3 pagini) destinata urmatoarei echipe de proiect si exista un Senior Project Manager, care este un fel de mentor pe proiect pentru Junior Project Manager, a carui responsabilitate este de a face munca de coordonare.
La SSMB exita un formular de cateva pagini care se completeaza la sfarsitul fiecarui proiect si se pastreaza impreuna cu arhiva proiectului.
In ultima parte a intalnirii, pe 5 echipe de cate 4-5 am avut urmatoarea sarcina:
Pornind de la ce exista acum in organizatiile voastre, inventati noi instrumente de KT (knwoledge transfer); Concepeti si prezentati instrumentul inventat de voi din urmatoarele doua perspective:
- Ce instrumente concrete (formulare, intalniri, puncte de discutie la sedinte, sarcini, bazse de date, etc) trebuie sa folositi;
- Ce tip de comportamente si atitudini implica acest nou instrument, in ce fel e nevoie sa se schimbe cultura organizatiei pentru ca instrumentul sa fie adoptat cu succes si ce actiuni ar trebui sa faca un HR Manager pt a promova schimbarea respectiva;
Fiecare echipa a avut de lucrat pe o problema:
- Echipa 1. Cum valorificam pentru organizatie evenimentele la care participa doar 1-2 membri?
- Echipa 2. Cum valorificam toata cunoasterea alumnilor/seniorilor?
- Echipa 3. Cum captezi/pastrezi in organizatie pentru cei care vin din urma tot ceea ce s-a invatat sa se faca la un moment dat? Exemple: strategii de recrutari, formulare si chestionare, metode de lucru, proiecte, cum se face un teambuilding, etc
- Echipa 4. Cum transferi de la o generatie la alta diverse roluri (importante) din organizatie – HR manager, coordonator de proiect, presedinte, secretar general, etc
- Echipa 5: Cum ii initiem pe noii recruti ai organizatiei in procesele si in cultura organizationala?
Dupa 20 de min de lucru, fiecare echipa si-a prezentat ideea. Pentru organizatiile membre, sinteza celor discutate este disponibila pe wiki.
Va multumim pentru participare. Ne revedem in curand!
No comments yet.